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计算机类011-提高excel录入速度十招.doc

计算机类011-提高excel录入速度十招

有时候还是很想念
2018-11-07 0人钱柜777手机版登陆 0 0 0 暂无简介 举报

简介:本文档为《计算机类011-提高excel录入速度十招doc》,可适用于IT/计算机领域

计算机类提高excel录入速度十招提高EXCEL录入速度十招第一招内嵌序列法。如果你经常需要输入一些有规律的序列文本如数字(、……)、日期(日、日……)等可以利用EXCEL内嵌的序列来实现其快速输入:先在需要输入序列文本的第、第两个单元格中输入该文本的前两个元素(如"甲、乙")。同时选中上述两个单元格将鼠标移至第个单元格的右下角成细十字线状时(我们通常称其为"填充柄")按住鼠标左键向后(或向下)拖拉至需要填入该序列的最后一个单元格后松开左键则该序列的后续元素(如"丙、丁、戊……")依序自动填入相应的单元格中。第二招右键拖拉法。有时需要输入一些不是成自然递增的数值(如等比序列:、、……)我们可以用右键拖拉的方法来完成:先在第、第两个单元格中输入该序列的前两个数值(、)。同时选中上述两个单元格将鼠标移至第个单元格的右下角成细十字线状时按住右键向后(或向下)拖拉至该序列的最后一个单元格松开右键此时会弹出一个菜单(如图)选"等比序列"选项则该序列(、、、……)及其"单元格格式"分别输入相应的单元格中(如果选"等差序列"则输入、、、……)。第三招定义序列法。单位里职工的姓名是经常需要输入的有的职工姓名中含有生僻的字输入极为困难如果我们一次性定义好"职工姓名序列"以后输入就快多了:将职工姓名输入连续的单元格中并选中他们用"工具选项"命令打开"选项"对话框(如图)选"自定义序列"标签先后按"导入"、"确定"按钮。以后在任一单元格中输入某一职工姓名(不一定非得是第位职工的姓名)用"填充柄"即可将该职工后面的职工姓名快速填入后续的单元格中。第四招自动更正法。因工作的需要我常常需要将一些国家标准的名称(如"《建筑安装工程质量检验评定统一标准》GBJ")输入单元格中对这些文本的输入要求即准确又必须统一。我利用"自动更正"功能解决了为一难题:用"工具自动更正"命令打开"自动更正"对话框(如图)在"替换"下面的方框中填入"G"在"替换为"下面的方框中填入"《建筑安装工程质量检验评定统一标准》GBJ"然后按确定按钮。以后在单元格中输quotG"(注意:G一定要大写~)确定后系统会自动将期改正为"《建筑安装工程质量检验评定统一标准》GBJ"既快速又准确、统一。特别需要指出的是:如果表格中需要文本"G"时你可以先输入"G"及后面的文本然后再将""删除即可。你可以依照上述方法将有关文本一性定义好方便以后使用。特别指出的是:在这里定义好的自动更正词条在OFFICE系列其他应用程序(如WORD)中同样可以使用。第五招函数合并法。我经常需要输入一些施工企业的名称(如"马鞍山市第九建筑安装工程有限责任公司"等)这些文本大同小异如果采取上"自动更正"法多了以后自己可能也记不清其代码了(你可以打一外一览表摆在电脑前供查找)这时我们可以用EXCEL的一个函数来实现类似这些文本的快速输入:假定上述文本需要输入某一工作薄的Sheet工作表的D列中(如D单元格)我们先在Sheet工作表中的两后单元格(如A和B)中输入文本"马鞍山市"和"建筑安装工程有限责任公司"然后在Sheet有D单元格中输入公式:=CONCATENATE(Sheet!$A$,C,Sheet!$B$)以后我们只要在C单元格中输入"第九"则D单元格中将快速输入"马鞍山市第九建筑安装工程有限责任公司"文本。对于这一招有三点值得说明:我们可以用填充柄将上述公式复制到B列的其他单元格中以后只要在C列相应的单元格中输入某企业名称的关键词(如"第九")则该企业的全称将填入到D列相应的单元格中。为了便于公式的复制我们再公式中对单元格的引用采取了"绝对引用"(如SheetA和SheetB这部分单元格不随公式的复制而发生变化加上"$"符号即表示绝对引用)和"相对引用"(如C单元格我们没有加"$"符号该单元格会随着公式的复制而自动作相应的调整)。这样做工作表中就会多出一列(C列)我们在打印时不希望将它打印出来我们选中该列后右击鼠标在随后弹出的菜单中"隐藏"项即可将该列隐藏起来而不被打印出来。第六招一次替换法。有时候我们在一张工作表中要多次输入同一个文本特别是要多次输入一些特殊符号(如※)非常麻烦对录入速度有较大的影响。这时我们可以用一次性替换的方法来克服这一缺陷:先在需要输入这些符号的单元格中输入一个代替的字母(如X。注意:不能是表格中需要的字母)等表格制作完成后用"编辑替换"命令(或按CtrlH键)打开"替换"对话框(如图)在"查找内容"下面的方框中输入代替的字母"X"在"替换值"下面的方框中输入"※"将"单元格匹配"前面的""号去掉(否则会无法替换)然后按"替换"按钮一个一个去替换(如果表格中确实需要字母x时这样做就可达满足这要求。注意:此时鼠标最好选定在需要替换的单元格前面的单元格中最好选定A单元格。)也可以按"全部替换"按钮一次性全部替换完毕(这样做表格中所有的x都被替换掉且鼠标可以选定在任何单元格中)。第七招快速复制法。有时后面需要输入的文本前面已经输入过了可以采取快速复制(不是通常的CtrlC、CtrlX、CtrlV)的方法来完成输入:如果需要在一些连续的单元格中输入同一文本(如"砖混结构")我们先在第个单元格中输入该文本然后用"填充柄"将期复制到后续的单元格中。如果需要输入的文本前面在同一列中前面已经输入过当你输入该文本前面几个字符时系统会提示你你只要直接按下"Enter"键就可以把后续文本输入。如果需要输入的文本和上一个单元格的文本相同可以直接按下Ctrl'键就可以完成输入。如果多个单元格需要输入同样的文本我们可以在按住Ctrl键的同时用鼠标点击需要输入同样文本的所有单元格然后输入该文本再按下"CtrlEnter"键即可。第八招定义格式法。有时我们需要给输入的数值加上单位(如"平方米"等)少量的我们可以直接输入而大量的如果一个一个地输入就显得太慢了。我们quot自定义"单元格格式的方法来实现单位的自动输入:我们先将数值输入相应的单元格中(注意:仅限于数值~)然后在按住Ctrl键的同时选取所在需要加同一单位的单元格用"格式单元格"命令打开"单元格格式"对话框(如图)在"数字"标签中选中"分类"下面的"自定义"选项再在"类型"下面的方框中输入"#"平""方""米""按下确定键后单位(平方米)即一次性加到相应数值的后面。第九招定义词组法。对于一些经常需要输入的文本(如"建筑工程质量监督")我认为采取利用输入法的"手工造quot功能来实现比较好(此处以"五笔输入法"为例):启动"五笔输入法"用鼠标右击状态条选"手工造词"选项打开"手工造词"对话框(如图)在"词语"后面的方框中输入词组(如"建筑工程质量监督"最多个汉字夹杂一些符号也可以)在"外码"后面的方框中输入"编码"(最好采用系统自动生成的外码他符号该输入法的编码规则便于记忆和使用)然后先后按"添加"和"关闭"按钮。以后可以象输入其他词组一样输入你自定义的词组。第十招零找碎敲法。下面这些方法与输入看起来没有直接的关系但简化了对EXCEL的设置过程自然也就提高了录入速度:大家知道如果向EXCEL中输入位数比较多的数值(如身份证号码)则系统会将其转为科学记数的格式为与我们的输入原意不相符解决的方法是将该单元格中的数值设置成"文本"格式。如果用命令的方法直接去设置自然很慢。其实我们在输入这些数值时只要在数值的前面加上一个小"'"就可了(注意:该"'"必须是在英文状态下输入)。如果某个单元格中输入的文本一行容不下我们在按住"Alt"键的同时按下"Enter"键就可以快速强行让其转行。以上十招保准能使你的录入速度大大提高不信,~请你试试看。如果各位有什么更好的高招别忘了告诉后在下在此先谢过了~~~

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